Ilość badań przeprowadzonych wokół koncepcji pracy w domu jest imponująca. Od 7 lat researchuje ten temat z uwagą i zainteresowaniem, i chociaż powszechnie uważa się, że pracownicy zdalni są bardziej produktywni niż ich koledzy pracujący w biurowcach, praca w domu może wiązać się z wyzwaniami i problemami, zwłaszcza kiedy mowa o współpracy większej liczby osób nad zadaniami lub projektami (Chokshi, 2017). Może to być jeden z powodów, dla których wielu pracodawców nigdy wcześniej nie planowało przejść do tego nowego sposobu pracy. Pandemia szybko jednak zmieniła plany i strategie wielu właścicieli firm, nie zapewniając dużego wyboru ani elastyczności. Mimo wszystko wiele firm z powodzeniem przekształciło kryzys w szansę i dzisiaj stanowią godny do naśladowania przykład.
Jaki jest więc sekret sukcesu stojącego za efektywną współpracą zdalną?
Zdalna współpraca może być wyzwaniem, żaden pracownik nie chce czuć się odosobniony, zdezorientowany czy niepoinformowany, więc nie warto liczyć na szczęście. Liczy się umiejętne planowanie, organizacja i tzw forward-thinking. Jestem pewna, że ustanowienie jasnych oczekiwań od samego początku, dostęp do niezawodnej technologii oraz zdrowy rozsądek (po obu stronach) i odrobina zaufania do pracowników pozwoli odnieść sukces!
A więc rozłóżmy te elementy na czynninki pierwsze.
Określ swoje oczekiwania
Niektóre zespoły są bardziej zorientowane i doświadczone w pracy nad projektami lub zadaniami niż inne, ale niezależnie od charakteru i struktury owego zespołu istnieją oczekiwania, że każdy jego członek odegra rolę i przyczyni sie do zbiorowego sukcesu. Twoim głównym celem jest stworzenie wydajnych i produktywnych zespołów ludzi, którzy się dogaduja i dobrze ze sobą współpracują bez zbytniego Twojego nadzoru czy ingerencji. Twoje oczekiwania powinny być jasne i zrozumiałe od pierwszego dnia. Od tego zależy współpraca i zdolność całego zespołu do wykonania zadania lub projektu.
Efektywna telekomunikacja
Chcesz dbać o swój zespół i na pewno nie chcesz nikogo zostawiać z pytaniami bez odpowiedzi. Pamiętaj więc, aby zaplanować regularne spotkania ze swoim zespołem, aby każdy miał szansę zadać pytanie, wymieniać się pogladami czy zdać relację.
Istnieje wiele narzędzi komunikacyjnych, których możesz użyć do tego celu, więc zastanów się nad hierarchią komunikacyjną i poinformuj o tym swój zespół. Możesz użyć kombinacji video, audio, czatów czy e-maili.
W hierarchii komunikacyjnej video jest jednym z najbardziej efektywnych sposobów komunikacji w pracy zdalnej. W porównaniu z rozmową przez telefon video konwersacje są bardziej naturalne i naprawdę szybkie, więc jeśli chcesz przekazać informacje szybko i skutecznie, powinien to być twój pierwszy wybór. Oczywiście dobór technologii będzie zależał od Twojego budżetu więc jeśli masz niewielki budżet użyj Skype do bezpiecznych video konferencji, ale jeśli masz trochę większy budżet, wybierz Microsoft Teams.
Microsoft Teams to jedno z narzędzi platformy Microsoft 365, które sprawia, że spotkania są bardziej osobiste i zachęcają do pracy zespołowej. Pozwala na bardzo szybkie i łatwe rozpoczynanie rozmów oraz umożliwia współpracę nad dokumentami, prezentacjami, spreadsheetami w czasie rzeczywistym. Ale, aby skutecznie współpracować nad dokumentem, musisz być w chmurze, aby Ty i Twoi pracownicy mogli wspólnie pracować nad jednym dokumentem, edytować, dodawać lub usuwać informacje w czasie realnym.
Licencja Microsoft 365 for Business Standard, która zapewnia video konferencje to koszt rzędu £9.40 plus VAT miesięcznie.
Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz przeprowadzić video konferencji ze swoim zespołem, a komunikacja jest pilna, możesz nawiązac połączenie telefoniczne i jednocześnie korzystać z programu OneNote. OneNote firmy Microsoft to jedna z najlepszych aplikacji do robienia notatek, takie jest przynajmniej moje zdanie na ten temat. Aplikacja pozwala robić odręczne notatki i konwertować je później na tekst komputerowy. Możesz podkreślić to co ważne, dodać rysunki, diagramy, strzałki i wiele więcej. Łatwo jest pobrać zawartość OneNote z dowolnego miejsca, nawet jeśli jesteś offline. Możesz rozpocząć notować na laptopie i zakończyć na telefonie, a następnie podzielić się notatkami ze swoim zespołem. Najważniejsze jest to, że program OneNote utrzymuje notatki w tajemnicy, ponieważ poszczególne karty w notesie można szyfrować hasłem. Twój sekret jest więc bezpieczny!
Czat to kolejna opcja, która stwarza doskonałą okazję do komunikacji z zespołem w nieformalny i przyjazny sposób. Regularne rozmowy o takich rzeczach jak Netflix, rodzina, gotowanie, ulubione książki, filmy itp., pomagają nie tylko w budowaniu relacji, ale także tworzą naturalną okazję do rozmów.
Zaufanie i elastyczność
Pamiętaj, że Twój zdalny pracownik pracuje z domu i może być zaangażowany w inne ważne zadania w tym samym czasie, więc trochę zdrowego rozsądku, wyrozumiałości i elastyczności nie zaszkodzi.
Miej zaufanie do swojego zdalnego zespołu, pozwól pracownikom na odrobine elastyczności w godzinach pracy, ale jednocześnie pamiętaj, aby prowadzić zapis ich godzin, frekwencji i innych podstawowych miar wydajności. Musisz być w stanie zmierzyć, ile czasu wkładają w organizację i jakie wyniki otrzymują, gdy wykonują konkretne zadanie. Clockify to świetny program do odnotowywania czasu, który pozwala Tobie i Twojemu zespołowi śledzić godziny pracy w różnych projektach.
Systemy i procesy pracy zdalnej
Aby współpraca w zespole była efektywna, musisz wdrożyć systemy i procesy. Jeśli Twój projekt jest złożony upewnij się, że masz kontrolną listę zadań, w przeciwnym razie niektóre ważne procesy mogą zostać pominięte.
Określ jasno swoje oczekiwania, nakreśl narzędzia do komunikacji i ich hierarchie, określ swoje stanowisko w sprawie elastycznych godzin pracy. Pamiętaj, że to, czego nie można zmierzyć, nie może zostać ocenione.
Cotygodniowe spotkania z zespołem mogą okazać się świetnym rozwiązaniem, ponieważ pozwala to na informowanie zespołu o organizacji pracy, planach i nowych celach do osiągnięcia. Jasno określone cele pomogą zespołowi osiagnać wiekszą produktywność.
Podsumowanie
Zdalna współpraca jest wyzwaniem, ale jeśli ustalisz jasne oczekiwania, zaufasz swojemu zespołowi, skorzystasz z efektywnej komunikacji, masz jasno określone zasady i dostęp do niezawodnej technologii, Twój zespół konsultantów, projektantów, architektów lub inżynierów może skutecznie współpracować ze soba, nawet jeśli są rozproszeni po całym kraju czy świecie. Osobiście, niejednokorotnie pracowałam z powodzeniem z różnych miejsc: domu, kawiarni, restauracji, Devon, Szkocji, Polski itp.
Jeśli potrzebujesz pomocy lub porady na temat narzędzi do współpracy, skontaktuj się ze mną, chętnie podpowiem.
Kamila Zołotar BA (Hons) MSc MCIM
